Разница между журналом и бухгалтерской книгой

Журналы и бухгалтерские книги - это места, где бизнес-операции регистрируются в системе бухгалтерского учета. По сути, информация на уровне детализации для отдельных транзакций хранится в одном из нескольких возможных журналов, тогда как информация в журналах затем обобщается и переносится (или проводится) в бухгалтерскую книгу. Процесс публикации может происходить довольно часто или нечасто, вплоть до конца каждого отчетного периода. Информация в бухгалтерской книге - это самый высокий уровень агрегирования информации, на основе которого составляются пробные балансы и финансовые отчеты.

Как правило, пользователь финансовой информации просматривает сводную информацию, хранящуюся в бухгалтерской книге, возможно, используя анализ коэффициентов или анализ тенденций, чтобы обнаружить аномалии, требующие дальнейшего изучения. Затем они обращаются к базовой информации журнала, чтобы получить доступ к деталям того, что составляет информацию в бухгалтерской книге (что может привести к еще более подробному исследованию подтверждающих документов). Таким образом, информация может быть перенесена из журналов в бухгалтерские книги для составления финансовых отчетов и отката для изучения отдельных транзакций.

Может быть несколько журналов, каждый из которых обычно имеет дело с объемными областями, такими как транзакции покупки, кассовые поступления или транзакции продаж. Менее частые транзакции, такие как амортизационные записи, обычно объединяются в общий журнал.

Информация записывается в журналы в хронологическом порядке по отдельной транзакции, что упрощает сортировку информации и поиск конкретных элементов, которые нужны пользователям. Информация записывается в бухгалтерскую книгу ряда счетов, которые обычно сортируются в следующем порядке:

  • Счета активов

  • Счета ответственности

  • Счета капитала

  • Счета доходов

  • Счета расходов

В компьютеризированной системе бухгалтерского учета концепции журналов и бухгалтерских книг могут даже не использоваться. В небольшой организации пользователи могут полагать, что все их бизнес-операции регистрируются в главной книге без хранения информации в журнале. Компании с огромным объемом транзакций могут по-прежнему использовать системы, требующие разделения информации в журналах. Таким образом, концепции в компьютеризованной среде несколько запутаны, но остаются верными в среде ручной бухгалтерской отчетности.