Система авансовых платежей

Система авансовых платежей - это система учета для выплаты и последующего пополнения мелкой наличности. Мелкая наличность - это небольшой резерв наличных денег, который хранится на территории предприятия на случай непредвиденных расходов. Система авансовых платежей предназначена для обеспечения элементарного ручного метода отслеживания остатков мелких денежных средств и способов их использования. Основные характеристики системы авансовых платежей:

  • Фиксированная сумма денежных средств направляется в фонд мелкой наличности, который указывается на отдельном счете в главной книге.

  • Все денежные выплаты из кассы оформляются квитанциями.

  • Квитанции о выплате мелкой наличности используются как основа для периодических пополнений фонда наличных денег.

  • Расхождения между ожидаемым и фактическим остатками средств регулярно проверяются и исследуются.

По сути, расходы признаются, когда новые денежные средства пополняются в кассу мелкой кассы с текущего счета компании. Когда наличные деньги выплачиваются с текущего счета, запись является дебетом различных расходов, квитанции по которым предоставляются хранителем мелкой наличности, и кредитом на счет наличных денег.

Если сумма наличных денег, выделенных в фонд мелкой наличности, не изменяется преднамеренно, нет причин, по которым когда-либо должна производиться еще одна запись на счет, используемый для документирования остатка мелкой наличности, поскольку все пополнения мелкой наличности поступают с текущего счета компании.

Главная особенность этой системы - необходимость документировать все расходы. Это отличный способ поддерживать высокий уровень контроля над выплатами наличных.

Популярность системы авансовых платежей снижается, поскольку многие предприятия предпочитают использовать корпоративные кредитные карты для случайных покупок или заставлять сотрудников платить наличными, а затем обращаться за возмещением через систему возмещения корпоративных расходов. Кроме того, система авансовых платежей может вызвать утечку денежных средств из бизнеса либо в результате кражи наличных, либо из-за того, что хранитель мелких денежных средств не выполняет надлежащую работу по учету выплат.