Трехстороннее соответствие

Трехстороннее сопоставление - это метод проверки платежа для проверки действительности счета-фактуры поставщика. Когда отдел кредиторской задолженности получает счет от поставщика, он соответствует следующей информации:

  • Информация в счете-фактуре поставщика к копии соответствующего заказа на поставку, который был направлен ему отделом закупок. В заказе на поставку указываются количество и цена, по которым компания соглашается купить товары или услуги, указанные в счете-фактуре поставщика.

  • Счет-фактура поставщика для получения документации, направляемой в бухгалтерию отделом-получателем, чтобы убедиться, что товары были получены, что они находятся в правильном количестве и в хорошем состоянии.

Таким образом, концепция «трехстороннего сопоставления» относится к сопоставлению трех документов - счета-фактуры, заказа на поставку и отчета о получении - для обеспечения того, чтобы платеж был произведен. Эта процедура используется для обеспечения возмещения только разрешенных покупок, что предотвращает потери из-за мошенничества и небрежности.

Если это трехстороннее сопоставление показывает, что счет-фактура поставщика находится в хорошем состоянии, тогда сотрудники отдела кредиторской задолженности обрабатывают счет для оплаты. В противном случае персонал связывается с поставщиком по поводу любых обнаруженных им проблем, которые могут привести к выставлению пересмотренного счета или, возможно, кредитового авизо поставщиком.

У концепции трехстороннего совпадения действительно есть проблемы. Это очень трудозатратно, и может быть трудно собрать необходимую информацию, что может привести к задержкам платежей, пока сотрудники отдела кредиторской задолженности ищут недостающую информацию. Задержки могут раздражать поставщиков, а также мешать компании получать скидки за досрочную оплату. Вы можете сделать трехстороннее сопоставление более эффективным:

  • Исключение мелких долларовых и повторяющихся счетов из требований сопоставления.

  • Разрешение сотрудникам отдела кредиторской задолженности утверждать счета-фактуры, если цены и единицы, указанные в счете-фактуре поставщика, находятся в пределах нескольких процентов от сумм, указанных в заказе на поставку.

Доступны также автоматизированные трехсторонние решения для сопоставления, которые требуют использования полностью интегрированных систем планирования ресурсов предприятия, но даже эти решения будут отключать некоторые транзакции, для которых автоматическое решение не удается, что требует ручного расследования несоответствий. Эти автоматизированные системы настолько дороги, что не подходят для малых предприятий.