Бюджет используется бизнесом для определения ожидаемых доходов и расходов в будущих периодах. Процесс подготовки бюджета должен быть строго регламентирован и следовать установленному графику, чтобы законченный бюджет был готов к использованию к началу следующего финансового года. В противном случае просроченный бюджет не будет доступен для сравнения с фактическими результатами в следующем финансовом году. Вот основные шаги, которые необходимо выполнить:
- Обновите бюджетные предположения. Просмотрите предположения о бизнес-среде компании, которые использовались в качестве основы для последнего бюджета, и обновите при необходимости.
- Обратите внимание на доступное финансирование . Определите наиболее вероятную сумму финансирования, которая будет доступна в течение бюджетного периода, что может ограничить планы роста.
- Пункты калькуляции ступеней . Определите, будут ли понесены какие-либо пошаговые затраты в течение вероятного диапазона деловой активности в предстоящем бюджетном периоде, и определите сумму этих затрат и на каком уровне активности они будут понесены.
- Создать бюджетный пакет . Скопируйте основные инструкции по составлению бюджета из пакета инструкций, использованного в предыдущем году. Обновите его, включив фактические расходы с начала года до даты, понесенные в текущем году, а также приведите эту информацию в год для всего текущего года. Добавьте комментарий к пакету, указав информацию о пошаговых затратах, узких местах и ожидаемых ограничениях финансирования на предстоящий бюджетный год. Также укажите любые рекомендации по запросам на капитальный бюджет.
- Выдать бюджетный пакет . По возможности оформляйте бюджетный пакет лично и отвечайте на любые вопросы получателей. Также укажите срок сдачи первого проекта бюджетного пакета.
- Получите прогноз доходов . Получите прогноз выручки от менеджера по продажам, подтвердите его с генеральным директором и затем передайте другим менеджерам отдела. Они используют информацию о доходах, по крайней мере частично, в качестве основы для разработки своих собственных бюджетов.
- Получите бюджеты отделов . Получите бюджеты от всех отделов, проверьте наличие ошибок и сравните с ограничениями по узким местам, финансированию и поэтапным затратам. При необходимости скорректируйте бюджеты.
- Подтвердите компенсацию . Отправьте запросы на компенсацию, содержащиеся в бюджетах отдела, менеджеру по персоналу для проверки. Это должно включать сопоставление с диапазонами заработной платы и проверку правильности расчета налогов на фонд заработной платы.
- Подтвердите бонусные планы . Попросите высшее руководство подтвердить условия, на которых были организованы бонусные планы, и разумны ли условия этих соглашений. Если выплаты бонусов более вероятны, чем нет, включите их в бюджет вместе с применимыми налогами на заработную плату.
- Получите запросы на капитальный бюджет . Подтвердите все запросы на бюджет капитальных вложений и направьте их высшему руководству с комментариями и рекомендациями. Сравните с отчетом о выбытии основных средств, чтобы убедиться, что активы заменяются.
- Обновите модель бюджета . Введите всю информацию о бюджете в основную модель бюджета. Убедитесь, что ставки налога на заработную плату в модели обновлены для бюджетного года. Обновите амортизационные расходы в модели на основе уже полученной информации о выбытии основных средств и запросе бюджета капиталовложений.
- Просмотрите бюджет . Встретьтесь с высшим руководством, чтобы рассмотреть бюджет. Выделите возможные проблемы с ограничениями и любые ограничения, вызванные ограничениями финансирования. Также проверьте правильность коэффициентов оборачиваемости для дебиторской, товарной и кредиторской задолженности по отношению к историческим метрикам, а также продаж на продавца. Обратите внимание на все комментарии, сделанные командой менеджмента, и отправьте эту информацию обратно составителям бюджета с просьбой изменить их бюджеты.
- Обрабатывайте бюджетные итерации . Отслеживайте невыполненные запросы на изменение бюджета и обновляйте модель бюджета с новыми итерациями по мере их поступления. Обязательно обновите расчетные процентные расходы и процентные доходы, поскольку финансовая часть бюджета уточнена.
- Получите одобрение . Передайте бюджет на утверждение совету директоров.
- Оформите бюджет . Создайте связанную версию бюджета и раздайте ее всем авторизованным получателям.
- Загрузите бюджет . Загрузите бюджетную информацию в финансовое программное обеспечение, чтобы вы могли создавать бюджетные отчеты по сравнению с фактическими отчетами.
- Проверить загруженный бюджет . Сравните бюджет, загруженный в бухгалтерское программное обеспечение, с утвержденной версией бюджета и исправьте ошибки.
- Ограничьте бюджет . Запустить парольную защиту бюджетной модели. Кроме того, создайте копию модели и заархивируйте ее.
