Порядок расчета заработной платы

Обработка платежной ведомости может приводить к ошибкам в нескольких местах, что требует подробного процесса, который также включает несколько элементов управления. Эту процедуру можно использовать для обеспечения того, чтобы расчет заработной платы велся последовательно на повторяющейся основе. Фактическая последовательность операций может несколько отличаться от шагов, указанных ниже, поскольку могут быть различия, связанные с использованием ручных, компьютеризированных или аутсорсинговых решений для расчета заработной платы. Наиболее вероятная версия процедуры, включая обязанности и основные элементы управления, приведена ниже:

  1. Обновите основной файл сотрудника . Клерк по расчету заработной платы получает уведомление об изменениях в информации о сотрудниках, которые влияют на обработку платежной ведомости, таких как освобождение от удержания и изменения ставок заработной платы. Обновите основной файл сотрудника в программе расчета заработной платы этими изменениями.

  2. Установите период оплаты . Убедитесь, что модуль расчета заработной платы настроен на правильный период оплаты.

  3. Введите отработанное время . Введите количество обычных и сверхурочных часов, отработанных каждым сотрудником в системе расчета заработной платы. Если компания вручную рассчитывает заработную плату, то этот шаг и следующий шаг не нужны. Если компания использует компьютеризированные часы для сбора информации о времени, то эта информация может быть перенесена непосредственно в программное обеспечение для расчета заработной платы.

  4. Введите платежи по предоплате . Введите суммы любых ручных чеков заработной платы, которые еще не были зарегистрированы в системе расчета заработной платы. Это могут быть корректировки заработной платы за предыдущие периоды или выплаты, связанные с первоначальным наймом или увольнением сотрудников.

  5. Рассчитать выходную плату . Рассчитайте вручную сумму, подлежащую выплате любому сотруднику, уволившемуся из компании, включая неиспользованный отпуск и выходное пособие. Обычно это касается только тех сотрудников, которые покинули компанию добровольно, поскольку принудительное увольнение требует почти немедленных выплат, которые обычно выходят за рамки обычного периода обработки платежной ведомости.

  6. Измените вычеты . Внесите любые изменения в стандартные удержания из заработной платы сотрудников, например, на медицинскую страховку, дополнительные расходы и благотворительные взносы.

  7. Рассчитайте оплату . Пусть программа обработает все расчеты заработной платы за период. Если компания рассчитывает заработную плату вручную, используйте таблицы налогов, предоставленные федеральным правительством и правительством штата, для определения надлежащей суммы налоговых удержаний.

  8. Просмотрите отчеты . Если расчет заработной платы выполняется сторонним подрядчиком или используется программное обеспечение для расчета заработной платы, распечатайте следующие отчеты и проверьте основные транзакции на предмет ошибок. Повторно обрабатывайте платежную ведомость, пока эти проблемы не будут исправлены.

    • Отчет об отрицательных вычетах (может указывать на ошибку ввода данных или мошенничество)

    • Отчет об отрицательных налогах (может указывать на ошибку ввода данных или мошенничество)

    • Предварительный регистр заработной платы (ключевой документ, используемый для выявления ошибок)

    • Отсортированный список выплачиваемой заработной платы (особое внимание уделяется чрезмерно высокой или низкой сумме заработной платы, чтобы выявить потенциально неточные отработанные часы или ставки заработной платы)

    • Линия тренда расходов на заработную плату по отделам (может указывать на то, что заработная плата взимается не с того отдела)

  9. Выполнять выплаты . Как только анализ отчетов не покажет, что ошибок больше нет, обрабатывайте выплаты сотрудникам.

  10. Отчеты об управлении проблемами (необязательно) . Отправлять руководству отчеты о заработной плате, связанные с только что завершенной расчетной ведомостью. Примерами таких отчетов являются линия тренда сверхурочной работы сотрудником и линия тренда компенсационных расходов по отделам.

  11. Резервное копирование данных . После завершения расчета заработной платы создайте резервную копию связанных с ним данных. Если расчет заработной платы передается на аутсорсинг, этим занимается поставщик. Если используется собственное программное обеспечение, заархивируйте данные. Если используется ручная система, поместите регистр заработной платы в заблокированное хранилище.

  12. Заблокируйте период . Заблокируйте период оплаты в модуле расчета заработной платы для только что завершенного периода, чтобы предотвратить несанкционированные изменения. По сути, это то же самое, что и шаг 2; блокируя период оплаты, мы переходим к следующему периоду оплаты.

  13. Депозитные налоги . Депонируйте налоги на заработную плату и проверьте их передачу правительству. Если компания передала на аутсорсинг расчет заработной платы, этот шаг выполняется поставщиком.

  14. Храните табло . Храните табели учета рабочего времени возле отдела расчета заработной платы. Вполне возможно, что сотрудники будут сомневаться в своей зарплате, и в этом случае самые последние табели учета рабочего времени должны быть легко доступны для просмотра. Через месяц или два тайм-карты можно будет перенести на более длительное хранение.

  15. Изучите ошибки . Если возникнут проблемы с расчетом заработной платы, будьте уверены, сотрудники их найдут! Исследуйте все обнаруженные ошибки транзакций и инициируйте изменения, чтобы предотвратить их дальнейшее возникновение. Это может включать изменение процедур или введение новых мер контроля.