Как разнести в главную книгу

Проводка в главную книгу включает запись подробных бухгалтерских операций в главную книгу. Он включает в себя агрегирование финансовых транзакций, из которых они хранятся в специализированных регистрах, и перенос информации в главную книгу. Первоначально транзакции, которые завершаются в больших объемах, обычно регистрируются в специальной книге, например в книге продаж. Таким образом, главная книга не будет перегружена подробностями о тысячах транзакций. Информация в главной бухгалтерской книге затем объединяется в набор финансовых отчетов за каждый отчетный период.

Информация в одном из специализированных регистров агрегируется через регулярные промежутки времени, после чего делается запись на уровне сводки и проводится в главной книге. В среде ручного учета агрегирование может происходить через фиксированные интервалы, например, один раз в день или один раз в месяц. Например, если исходной книгой была книга продаж, агрегированная проводка могла включать дебет счета дебиторской задолженности и кредиты счету продаж и различным счетам налоговых обязательств. При размещении этой записи в главной книге в поле описания может быть сделана запись с указанием диапазона дат, к которому эта запись применяется. Это полезно для обеспечения дополнительной ясности для пользователя главной книги, который может исследовать определенные транзакции.

В компьютеризированной бухгалтерской среде проводка в главной книге может быть незаметной. Программа просто делает это через определенные промежутки времени или спрашивает, хотите ли вы публиковать, а затем автоматически обрабатывает базовую разноску в главной книге. Возможно, что в отчетах, созданных системой, даже не появится проводка.

Проводка в главную книгу не выполняется для операций с меньшим объемом, которые уже зарегистрированы в главной книге. Например, покупка основных средств может быть настолько редкой, что нет необходимости в специальной бухгалтерской книге для хранения этих транзакций, поэтому они вместо этого регистрируются непосредственно в главной книге.

Если кто-то хочет изучить подробную транзакцию, он обычно начинает с одного из финансовых отчетов, детализирует соответствующий счет в главной книге, а затем ссылается на специальный регистр, который содержит подробную информацию о рассматриваемой транзакции.