Как учитывать предоплату

Предоплата производится, когда компания-продавец получает платеж от покупателя до того, как продавец отгрузил товар или предоставил услуги покупателю. Предоплата возможна при трех обстоятельствах:

  • Покупатель хочет, чтобы для своего заказа был выбран приоритет

  • Продавец отказывается предоставить покупателю кредит

  • Покупатель ведет учет по кассовому методу и хочет досрочно отразить расходы, оплатив досрочно.

Учет предоплаты

Рассмотрим учет предоплаты с точки зрения как покупателя, так и продавца.

  • Перспектива покупателя . С точки зрения покупателя, предоплата учитывается как дебет счета предоплаты расходов и кредит по счету денежных средств. Когда предоплаченный товар в конечном итоге израсходован, соответствующий расходный счет дебетуется, а счет предоплаченных расходов кредитуется. Покупатели могут чрезмерно использовать счет предоплаты, что приводит к отслеживанию большого количества небольших предоплаченных товаров. Чтобы избежать расходов на отслеживание слишком большого количества товаров, учет предоплаты следует использовать только в том случае, если предоплата превышает определенную минимальную пороговую сумму; все остальные расходы следует относить на счет расходов, даже если они еще не израсходованы.

  • Перспектива продавца . С точки зрения продавца, предоплата учитывается как кредит на счет обязательств по предоплате и как дебет счета наличных средств. Когда предоплаченный заказ клиента в конечном итоге отправлен, счет предоплаты дебетуется, а соответствующий счет доходов кредитуется. Как правило, предоплаты немногочисленны, поэтому их относительно легко отслеживать.

Короче говоря, предоплата отражается как актив покупателем и как обязательство продавца. Эти статьи обычно указываются как текущие активы и текущие обязательства, соответственно, в балансе каждой стороны, поскольку они обычно решаются в течение одного года.

Например, компания платит 12 000 долларов вперед за интернет-рекламу, которая продлится в течение всего года. Компания сначала списывает всю сумму на счет предоплаченных расходов, а затем зачисляет из нее 1000 долларов на счет рекламных расходов в каждом последующем месяце, чтобы отразить использование расходов. Актив по предоплате списывается к концу года.

В качестве другого примера, снегоочистительная компания получает предоплату в размере 10 000 долларов от клиента в обмен на вспахивание своей стоянки в каждый из следующих четырех месяцев. Пахотная компания сначала регистрирует квитанцию ​​как обязательство, а затем переводит сумму на счет доходов по ставке 2500 долларов в месяц в каждый из следующих четырех месяцев.