Определение закупки

Закупка - это организованное приобретение товаров и услуг от имени покупателя. Закупочная деятельность необходима для обеспечения своевременного получения необходимых товаров по разумной цене. Отдел закупок особенно необходим в производственном бизнесе, где необходимо регулярно получать большое количество сырья и компонентов. Основные задачи отдела закупок:

  • Найти поставщиков, которые могут предоставить товары и услуги в соответствии с требованиями покупателя.

  • Приобретать товары, отвечающие качественным характеристикам покупателя.

  • Чтобы создать поток поставок в помещения покупателя, который минимизирует вложения в инвентаризацию сырья, при этом обеспечивая наличие товаров по мере необходимости.

  • Чтобы минимизировать количество денежных средств, вложенных в инвентарь.

Обычная закупочная деятельность:

  • Получите и проверьте заявки на покупку от всей компании.

  • Ищите квалифицированных поставщиков, которые могут удовлетворить потребности покупателя.

  • Подготовьте и отправьте документы запроса предложений (RFP) квалифицированным поставщикам.

  • Оцените ответы поставщиков на запросы предложений, выберите победителя и обсудите контракт.

  • Отправляйте заказы на закупку поставщикам, которые разрешают закупки. Общий заказ на поставку может быть оформлен, когда в рамках соглашения о закупках предусмотрено несколько поставок.

  • Управляйте контрактами, которые имеют более длительный срок.

  • Просмотрите открытые заказы на покупку, чтобы узнать, нужно ли их закрывать.

Существует тенденция увязать закупочную функцию в бумажной работе, что связано с чрезмерным использованием процедур торгов и выдачей заказов на поставку. Функцию можно упростить, заменив торги соглашениями с единственным источником для большинства покупок. Кроме того, закупки по более низкой цене теперь совершаются с помощью карточек закупок, что позволяет избежать использования заказов на закупку.

Отдел закупок может использовать автономный пакет программного обеспечения для закупок, хотя система более эффективна, если она интегрирована в программное обеспечение функций приема и расчетов с поставщиками.

Похожие термины

Закупки также известны как закупки.