письмо с требованием уплаты долга

Письмо с напоминанием - это уведомление, отправляемое клиенту, в котором указывается, что просрочена оплата дебиторской задолженности отправителю. Письма с напоминаниями обычно следуют прогрессу от вежливых напоминаний до более жестких требований об оплате, если покупатель по-прежнему не отвечает на оплату. Первые несколько писем, отправляемых клиенту, должны быть вежливыми, исходя из теории, что клиент просто пропустил платеж, а компания хочет сохранить свою репутацию для будущего бизнеса.

Однако по прошествии большего количества времени компания начинает менять свои предположения о дальнейшем ведении дел с клиентом, и поэтому склонна преуменьшать количество доброй воли клиента, которую она хочет сохранить, в пользу выплаты сейчас. Независимо от тона письма, в нем всегда указывается сумма к оплате, дата неоплаченного счета, номер счета и любые штрафы за просрочку платежа или пени.

В какой-то момент после обычной даты платежа эффективность выдачи напоминаний снизится, так что компания прекращает их использование и вместо этого полагается на личные контакты, адвокатов и коллекторские агентства.

Письмо с напоминанием может принимать различные физические формы. Первоначально это было письмо, которое могло быть отправлено обычной почтой, заказным письмом или доставкой в ​​течение ночи, чтобы указать на возрастающую срочность запроса, а также для создания записи о получении (в случае заказной почты или доставки в ночное время). . Однако напоминание также можно отправить по факсу, электронной почте или даже в виде текстового сообщения. Эти электронные методы доставки могут сбиться с пути (особенно факс) и могут быть не такими эффективными, как более традиционный бумажный метод.

Письма напоминания часто генерируются компьютером без какого-либо вмешательства человека. Система настроена на использование определенного текста, если платеж не был произведен в течение определенного количества дней, и на использование другого текста для писем, созданных после того, как более длительный период времени прошел без оплаты. Может быть более эффективным передать задачу создания и отправки напоминаний третьей стороне.

Сотрудники кредитного отдела могут периодически изменять сроки или содержание этих автоматически сгенерированных писем, если они считают, что некоторые изменения улучшат скорость сбора. Это может быть выполнено с помощью AB-тестирования, при котором выдается две версии напоминания и отслеживается эффективность каждой из них; если одна версия приводит к большему количеству платежей клиентов, эта версия становится новым форматом письма по умолчанию, который будет использоваться.

Существуют правила, регулирующие уровень угрозы, который может быть включен в напоминание, в зависимости от государственной юрисдикции, в которой проживает клиент, поэтому вам нужно избегать чрезмерно резких напоминаний.

Письмо с напоминанием - это не то же самое, что выписка на конец месяца. Выписка отправляется всем клиентам, имеющим неоплаченные счета в конце месяца. Выписка включает все счета, которые еще не были оплачены, даже если они еще не подлежат оплате. Это заявление не рассматривается как оскорбление, а скорее как простая выписка из счета на определенный момент времени. Тем не менее, он по-прежнему считается инструментом сбора, поскольку он может привести к запросам клиентов о счетах, которых у них нет в своих записях и которые они поэтому не оплатили бы.