Учет предоплаты

Определение предоплаты

Предоплаченные расходы - это расходы, оплачиваемые в течение одного отчетного периода, но для которых базовый актив не будет потреблен до следующего периода. Когда актив в конечном итоге потребляется, он относится на расходы. При использовании в течение нескольких периодов к расходам может быть начислен ряд соответствующих расходов.

Предоплаченные расходы отражаются на балансе организации как оборотные активы до момента их потребления. Причина определения текущих активов заключается в том, что большинство активов с предоплатой потребляются в течение нескольких месяцев после их первоначального учета. Если предоплаченные расходы, скорее всего, не будут израсходованы в течение следующего года, они будут классифицироваться в балансе как долгосрочный актив (редкость).

Примером предоплаченных расходов является страхование, которое часто оплачивается заранее за несколько будущих периодов; организация первоначально учитывает эти затраты как предоплаченные расходы (актив), а затем относит их на расходы в течение периода использования. Еще одна статья, которую обычно можно найти на счете предоплаты, - это предоплата аренды.

Расходы отражаются как предоплаченные расходы для более точного сопоставления их признания в качестве расходов с периодами, в которых они фактически потреблены. Если бы бизнес не использовал концепцию предоплаты, его активы были бы несколько занижены в краткосрочной перспективе, как и их прибыль. Концепция предоплаты не используется при кассовом методе учета, который обычно используется небольшими организациями.

Учет предоплаты

Базовый учет предоплаченных расходов состоит из следующих шагов:

  1. После первоначальной записи счета-фактуры поставщика в систему бухгалтерского учета убедитесь, что товар соответствует критериям компании в отношении предоплаченных расходов (актива).

  2. Если товар соответствует критериям компании, отнесите его на счет предоплаты. В противном случае отнесите выставленную сумму на счет расходов текущего периода.

  3. Запишите сумму расходов в таблицу выверки предоплаченных расходов.

  4. В конце отчетного периода установите количество периодов, в течение которых элемент будет амортизироваться, и введите эту информацию в таблицу выверки. Эта запись должна включать линейную сумму амортизации, которая будет начисляться в каждый из применимых периодов.

  5. В конце отчетного периода создайте корректирующую запись, которая амортизирует заранее определенную сумму до наиболее релевантного счета расходов.

  6. После завершения всех амортизаций убедитесь, что сумма в электронной таблице соответствует общему остатку на счете предоплаченных расходов. Если нет, совместите эти два значения и при необходимости отрегулируйте.

Лучше всего не записывать более мелкие расходы на счет предоплаты, поскольку для их отслеживания с течением времени требуется слишком много усилий. Вместо этого относите эти меньшие суммы к расходам по мере их возникновения. Чтобы расширить эту концепцию, рассмотрите возможность списания оставшихся остатков на счет расходов после их амортизации до определенного минимального уровня. Оба эти действия должны регулироваться официальной учетной политикой, которая устанавливает порог, по которому предоплаченные расходы должны быть отнесены на счет расходов.

Пример предоплаты

Компания выплачивает авансом 60 000 долларов за страхование ответственности директоров и должностных лиц на следующий год. Запись в журнале: