Шаги в бухгалтерском процессе

Учетный процесс - это три отдельных типа транзакций, используемых для записи бизнес-операций в бухгалтерские записи. Затем эта информация объединяется в финансовую отчетность. Типы транзакций:

  1. Первый тип транзакции предназначен для обеспечения того, чтобы сторнированные записи из предыдущего периода были фактически сторнированы.

  2. Вторая группа состоит из шагов, необходимых для записи отдельных бизнес-операций в бухгалтерские записи.

  3. Третья группа - это обработка на конец периода, необходимая для закрытия бухгалтерских книг и составления финансовой отчетности.

Мы рассмотрим эти три части бухгалтерского процесса ниже.

Начало обработки периода

Убедитесь, что все операции, обозначенные как сторнирующие записи в предыдущих периодах, действительно были сторнированы. Это гарантирует, что транзакции не будут регистрироваться дважды в текущем периоде. Эти транзакции обычно помечаются как сторнирующие записи в бухгалтерском программном обеспечении, поэтому сторнирование должно быть автоматическим. Тем не менее, проверьте счета на начало периода, чтобы проверить развороты. Если флаг реверсирования не был установлен, запись должна быть сторнирована вручную с использованием новой записи журнала.

Индивидуальные транзакции

Шаги, необходимые для отдельных транзакций в бухгалтерском процессе:

  1. Определите транзакцию . Во-первых, определите, что это за транзакция. Примерами являются покупка товаров у поставщиков, продажа товаров клиентам, оплата труда сотрудникам и регистрация получения денежных средств от клиентов.

  2. Подготовьте документ . Часто для инициирования транзакции необходимо подготовить или распознать бизнес-документ, например счет-фактуру клиенту или счет-фактуру от поставщика.

  3. Определите учетные записи . Каждая бизнес-операция регистрируется в учетной записи в базе данных бухгалтерского учета, такой как счет доходов, расходов, активов, обязательств или собственного капитала. Определите, какие учетные записи будут использоваться для записи транзакции.

  4. Запишите транзакцию . Введите транзакцию в систему учета. Это делается либо с помощью записи в журнале, либо с помощью стандартной онлайн-формы транзакции (например, используемой для регистрации денежных поступлений по открытой дебиторской задолженности). В последнем случае транзакция формирует информацию записи в заранее определенном наборе учетных записей (которые могут быть отменены).

Эти четыре шага являются частью бухгалтерского процесса, используемого для записи отдельных бизнес-операций в бухгалтерские записи.

Обработка на конец периода

Остальные шаги в бухгалтерском процессе используются для агрегирования всей информации, созданной на предыдущих шагах, и представления ее в формате финансовой отчетности. Шаги следующие:

  1. Подготовьте пробный баланс . Пробный баланс - это список конечных остатков на каждом счете. Сумма всех дебетов на пробном балансе должна равняться сумме всех кредитов; в противном случае произошла ошибка при вводе исходных транзакций, которую необходимо изучить и исправить.

  2. Отрегулируйте пробные весы . Может возникнуть необходимость в корректировке пробного баланса либо для исправления ошибок, либо для создания разного рода скидок, либо для начисления доходов или расходов за период.

  3. Подготовьте скорректированный пробный баланс . Это исходный пробный баланс плюс или минус все последующие корректировки.

  4. Подготовьте финансовую отчетность . Создайте финансовую отчетность на основе скорректированного пробного баланса. Статьи активов, пассивов и акционерного капитала формируют баланс, а статьи расходов по выручке формируют отчет о прибылях и убытках.

  5. Закройте период . Это включает в себя смещение остатков на счетах доходов и расходов на счет нераспределенной прибыли, оставляя их пустыми и готовыми к приему транзакций для следующего отчетного периода.

  6. Подготовьте пробный баланс после закрытия . Эта версия пробного баланса должна иметь нулевые остатки на всех счетах доходов и расходов.

На самом деле любой программный пакет для бухгалтерского учета автоматически создает все версии пробного баланса и финансовой отчетности, поэтому фактические шаги в бухгалтерском процессе могут быть значительно сокращены. Вместо этого шаги, используемые в компьютеризованной среде, вероятно, будут следующими:

  1. Подготовьте финансовую отчетность . Эта информация автоматически составляется из главной книги бухгалтерским программным обеспечением.

  2. Закройте период . Бухгалтерский персонал закрывает отчетный период, который только что завершился, и открывает новый отчетный период. Это предотвратит непреднамеренное занесение операций текущего периода в предыдущий отчетный период. В компании, состоящей из нескольких подразделений, может потребоваться выполнить этап закрытия периода в программном обеспечении для каждой дочерней компании.

Похожие термины

Учетный процесс также известен как бухгалтерский цикл.