Управление в порядке исключения

Управление в порядке исключения - это практика изучения финансовых и операционных результатов бизнеса и доведение вопросов до сведения руководства только в том случае, если результаты существенно отличаются от заложенной в бюджет или ожидаемой суммы. Например, контроллеру компании может потребоваться уведомить руководство о тех расходах, которые на 10 000 долларов США или на 20% превышают ожидаемые.

Цель концепции управления исключениями - беспокоить руководство только наиболее важными отклонениями от запланированного направления или результатов бизнеса. Предположительно, менеджеры потратят больше времени на исправление этих больших отклонений. Эту концепцию можно настроить так, чтобы меньшие отклонения доводились до сведения руководителей более низкого уровня, в то время как о значительных отклонениях сообщалось непосредственно высшему руководству.

Преимущества управления по исключениям

Есть несколько веских причин для использования этой техники. Они есть:

  • Это сокращает количество финансовых и операционных результатов, которые руководство должно анализировать, что позволяет более эффективно использовать время.

  • Составитель отчетов, связанный с системой бухгалтерского учета, может быть настроен на автоматическую печать отчетов с заданными интервалами, которые содержат заранее определенные уровни исключений, что является минимально инвазивным подходом к отчетности.

  • Этот метод позволяет сотрудникам следовать собственным подходам к достижению результатов, предусмотренных бюджетом компании. Руководство вмешается, только если существуют исключительные условия.

  • Аудиторы компании будут наводить справки о крупных исключениях в рамках своей ежегодной аудиторской деятельности, поэтому руководство должно исследовать эти проблемы до аудита.

Недостатки управления по исключениям

Есть несколько проблем с концепцией управления исключениями, а именно:

  • Эта концепция основана на существовании бюджета, с которым сравниваются фактические результаты. Если бюджет не был правильно сформулирован, может быть большое количество отклонений, многие из которых не имеют отношения к делу и которые будут тратить время на их исследование.

  • Эта концепция требует привлечения финансовых аналитиков, которые готовят сводки отклонений и представляют эту информацию руководству. Таким образом, для правильного функционирования концепции требуется дополнительный уровень корпоративных накладных расходов. Кроме того, некомпетентный аналитик может не распознать потенциально серьезную проблему и не будет обращать на нее внимание руководства.

  • Эта концепция основана на системе командования и управления, в которой отслеживаются условия и решения принимаются центральной группой руководителей высшего звена. Вместо этого вы можете иметь децентрализованную организационную структуру, в которой местные менеджеры могут ежедневно отслеживать условия и поэтому не нуждаются в системе отчетов об исключениях.

  • Концепция предполагает, что только менеджеры могут корректировать отклонения. Если бы бизнес был структурирован таким образом, чтобы сотрудники, работающие на переднем плане, могли справляться с большинством отклонений, как только они возникают, не было бы необходимости в управлении в порядке исключения.